《成为时间管理的高手》学习笔记

1、计划:规划和备忘 用你的头脑来制定计划,用可视化的计划表指挥你的行动。 两个计划表,“极简的项目管理表”,另一个是“日历表”。
项目管理表:两个最基本动作,分拆子项目和设定截止日期。 作用:帮助规划行动步骤。

首先,在计划阶段,不宜把工作和时间节点拆得过细,时间颗粒度一般到计划周期的下两级就行了。

其次,项目分拆应该尽量做到“不漏不重”。

最后,要责任到人,而且是一个人。“那你看你什么 时间之前能够做好?” 承诺与一致心理 两个小建议:写下任务或者项目相关方,并且设备进度提示。


日历表 作用:帮助从时间维度,来锁定重要的事情。

首先,最重要的事先安排。 两类最重要的事,一类是短期需要完成、对工作结果有直接影响的。短期可能业绩提升、个人表现没有显明帮助,但一旦长期投资,你会形成巨大红利的事情。不能错过重要的时间节点。

其次,好的计划是有一定的余地,是有缓冲地带的。20% 最后,还有日计划,也就是这一天的任务清单。


2.行动:把时间变成产出 把任务变动作,对于复杂任务,需要“预处理”,拆分成一个个动作。 待办清单应该拆分为动作,立刻行动,是缓解“拖延症”的好办法。最终,预处理的结果应该是,你的当下,始终只能有一个动作。
“转”、“做”、“存”、“扔”四字诀,10秒钟内就做一个判断。 转,转给别人 ; 做,马上去做; 存,放入待办清单;扔,拒绝或者忽略忽略掉它。


3.敏捷工作法:让计划赶上变化 不要把时间浪费在努力工作中,工作过程中的时间浪费。

三个时间陷井

第一种,就是“完美主义”。一个只需要80分事情做了100分,可能牺牲七八件需要做到60分。

第二种,范围蔓延。客户让帮忙干啥都干,老板“你搬到客户那上班得了”

第三种,返工。可能需求没沟通好或者想法变了。


敏捷工作法:不提倡一步到位,提倡不断调整,适应,逐步去达到目标 。 两个要点:“最小可将交付”和“持续迭代”

建立“最小可交付”意识,拿得出手,又不至于过于复杂。交付节奏:前紧后松。

首先,你要建立交付意识。

工作分为:输入、处理、交付三个阶段。 接到任务时承诺:什么时间输出第一次交付。“明天上午我就开始去准备,下班前给您一个初步反馈”

其次,寻找对方反馈,然后进行持续迭代。“就是一次比一次更好”。 从个项目时建议:重要的事情多迭代,紧急的事情先迭代。不主张”同时做多件事”,看起来是多个项目同时推进,但其实是把不同的项目的不同版本,不断地交付出去,手里扔然始终只留一个任务。


4.管理合作者的时间  职场人的时间管理,两个特点,一是开放透明,二是互相特点。 三个透明沟通习惯

首先,在做计划的时候,就把别人拉进来。

其次,实时同步。每天10分钟,站会。大白板,展示任务进展给所有人。职场能见度是评价一个员工是否有晋升潜力的重要因素。

第三,尽可能地“当面沟通”管理上级的时间,主动固定下来和老板一对一沟通时间,放到他的日历表里。利用项目管理表,定期和他汇报你的项目、任务的进度。
学会授权 警惕两种思维:一种来自你,太费劲,不如自己做。二是来自下属,老板,这个事我做不来。自己提醒自己,这件事的最终责任人,是你还是他。 最后从最小的任务开始放手。


5.如何与忙碌相处 忙碌是有积极意义的。 避开“内卷化忙碌”,内卷化,长时期停留在一种简单的自我重复的状态。

“自驱模式”:自行车模式,形成自驱式忙碌。

三个建议:

首先,你得有一个“属于自己的好目标”,两个特点:一是挑战舒适区,二是开创了新领域。 找到自己目标,建议:把定目标当做给未来的简历做准备。

其次,给成长留出足够的投入。200个小时的时间投入。 学习上,要敢于投入钱,投入让我自己心疼的钱。

第三:跑出一个小循环,制造机会让自己学到甜头。 给自己驱动力的办法:把学到的某个技能,立刻运用到工作中,也就是俗话说的“现学现卖”

是时候治治懒癌了:GTD 效率应用 Things 使用体验(转)

相对于大家熟知的更专业强大的 OmniFocus,Things 并不能像前者那样实现多层级子动作,并且不能添加精确的到期时间,但它的优点亦相当明显:界面比 OmniFocus 更加亲民、操作更加简单,对于用户来说学习成本更少、更容易上手。
编注:本文笔者将通过描述一次实际生活中真实使用 Things 的方法步骤,向各位读者介绍 Things 的大致用法,作为抛砖引玉。如果你对 GTD 原理 有所了解,那么会更容易理解。 ]
Things 的主要操作逻辑实际与 OmniFocus 大致相同,你需要先把待办事项放进 Inbox 里,也就是 OmniFocus 中的「收件箱」。比如首先,我需要先在 Things 的 Inbox 中列举出最近我将要做的 10 条待办事项,见下图:
接下来,我需要再对这 10 条事项分别进行更详细的划分。先来看看「计划感恩节去 Tahoe 滑雪」和「去 Safeway 买矿泉水」这两项——因为感恩节将近,我必须得马上计划好滑雪的行程路线;家里没有矿泉水了,不买就会渴死在家中。所以这两项由于比较紧急,是今天必须完成的事,所以我把它移动到 Today 列表里面去。
接着是「帮朋友租 Studio 拍照」和「阅读《摄影圣经》」,因为这两件事情不用急着今天做,但是也得尽快完成,所以我可以把它放进 Next 这个分类里。「帮朋友租 Studio 拍照」这件事需要在后天完成,我可以为它添加一个截止日期,等时间到了,它会自动跳转到 Today 列表里去。
另外,这时你可能会发现,刚才我们添加到 Today 里的两个待办事项也会出现在 Next 里,这是因为 Things 的 Next 列表会显示所有单独的事项和 Projects 中的子项目。
其次就是将「Master’s Project」「Shoot Self-Portrait」和「Write the final essay」这三项作业移动至 Scheduled 列表。我觉得 Scheduled 这个分类对于学生朋友来说非常方便,你可以把要完成的作业全部按时间排列到里面,当时间一到,它也会自动跳转到 Today 列表中提醒你,此外你可以为它添加相关 Tags,方便之后使用 Tags 快速筛选查看同一分类的事项,这个功能类似 OmniFocus 里的上下文。
然后是「选购 WASD 机械硬盘」。因为目前没有闲钱购买,所以我决定把它移到 Someday 列表里,这个列表「与世隔绝」,除非你给他设定截止日期,否则里面的内容不会出现在 Today 或 Next 任一列表中里,所以一般我会把「欲购清单」放在 Someday 中。
最后「做 iPad Air 2 上手体验视频」和「写 Things 使用体验文」这两项由于是比较大的项目,需要拆分为若干子项目以分步骤完成,这个时候就需要把它们添加到 Projects 里面去了。事实上,我们在 Things 中没法直接把待办事项移动到 Projects 这个单独列表里,所以我们需要先在 Projects 里添加待办事项,然后再在里面添加子项目。
比如「做 iPad Air 2 上手体验视频」这个项目,我需要分拆为「写评测稿」「拍摄细节片段」「录音」和「后期剪辑」这四个步骤作为子项目;又比如「写 Things 使用体验文」需要添加「阅读相关资料」「写评测稿」和「分享到少数派」这三个子项目。这样分类好后,在进行每一个项目时,就会有非常清晰的条理,这个是 GTD 极力提倡的。
以上就是笔者对 Things 的一些简单的使用方法和体验感受,虽然它不及 OmniFocus 能给我们带来更多的功能和选择,但是对于一个普通用户,或者说对于一名学生来说,Things 相比起来显得更为易用,也更适合我们,而且现在它仍处于限免期间,为了能好好整理你的日常生活,治疗你的懒癌晚期,你应当考虑将它纳入囊中并长期使用。